|
Что такое электронный архив?
Электронный архив документов это информационная система
многопользовательского доступа к электронным документам.
Основные функции электронного архива:
-
Создание
иерархического каталога документов;
-
Разделение
информации по видам документов;
-
Хранение
электронных документов(электронных копий документов);
-
Поиск необходимых
документов как по иерархическому каталогу
документации, так и по атрибутам документа;
-
Доступ к
документам на основе прав пользователей;
-
Просмотр
документов;
-
Работа с копиями
документов;
-
Печать
документов;
-
Резервное
копирование документов;
-
Администрирование
системы (заведение новых пользователей, определение прав
доступа и контроль).
Стоить также заметить, что
электронный архив не является заменой системы электронного
документооборота, он её функционально дополняет. Функции этих
систем сродни бумажному документообороту в организации и
бумажного архива. Основное отличие этих двух систем, что архив
предназначен для структурированного хранения и поиска информации
изменение, которой не предусмотрено.
Отсюда и вытекают основные отличия
хранения документов в электронном архиве от систем электронного
документооборота:
-
Большинство
пользователей получают доступ к информации, но изменять её
не имеют права;
-
Документы
находятся в одном месте(на центральном сервере), а для работы пользователи
используют их электронные копии;
-
Особое внимание
уделяется вопросам резервирования информации и обеспечения
защиты информации.
Зачем нужно создавать
электронный архив документов:
-
Поиск
информации в бумажном архиве затруднён, а иногда и не
возможен по причине ошибок при пополнении и описании архива;
-
С электронной
копией документа работать намного удобнее, чем с бумажным
оригиналом, её легко копировать, распечатывать, пересылать
по электронной почте, её также можно использовать в других
документах;
-
Информация
хранящаяся в бумажном виде имеет свойства приходить со
временем в негодность, электронная копия не меняет свои
характеристики со временем;
-
Документ, выданный
из архива для временного пользования, может быть безвозвратно
утерян или искажен. В электронном архиве пользователь же не
имеет прямой доступ к исходному документу, он работает с
копией;
-
При создании
электронного архива документы систематизируются и
структурируются, что
способствует стандартизации и унификации процессов работы с
документами;
-
Ни один носитель
информации не даёт 100% гарантию сохранности информацию от
таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление и прочих
чрезвычайных случаев. Только резервирование информации и
хранение резервных копий в разных местах значительно
снижает риск её потери. Резервирование электронного архива
во много раз менее дорогостоящая операция чем, создание
резервных бумажных копий обычного архива.
Ну и одна из самых важных
причин создания электронного архива документов на предприятии -
значительное сокращение времени на поиск и обработку информации.
Пользователю нет необходимости идти в архив, листать огромные
каталоги и описи, рыться на стеллажах. Для получения необходимого
документа ему необходимо лишь иметь компьютер, включенный в
компьютерную сеть предприятия и соответствующие права. Нужный
документ можно найти и распечатать за считанные минуты. Поиск
по атрибутам документов позволяет за считанные минуты находить
такие подборки документов, на составление которых в обычных
бумажных архивам ушли бы дни, а то и недели.
При существенных размерах архива экономия времени может быть
колоссальной.
Предположим, что ваша
организация территориально распределена по различным филиалам,
или имеет несколько офисов, а все документы хранятся в
централизованно в одном месте. Тогда доступ к электронному архиву может
реализован через сеть
Internet при соблюдений всех правил
защиты передачи информации. В этом случае организация получает
существенную экономию на транспортных расходах.
Для создания
электронных архивов мы используем свою собственную разработку -
систему создания электронных архивов E-Arch.
|
