Систематизация и хранение бухгалтерских документов

Грамотная организация бухгалтерского учета — залог продуктивной деятельности предприятия и гарантированная защита от недоразумений с государственными инстанциями. Поэтому формированию системы расходно-доходной, сводной и отчетной документации всегда уделялось особое внимание. Небольшие фирмы, реализующие мелкие партии товаров, обычно не испытывают трудностей в организации учета. А вот крупные компании, которые ежедневно осуществляют множество операций, для оптимизации процессов активно практикуют принципы автоматизации.

Ключевым элементом системы бухгалтерского учета является электронный архив документов. Он представляет собой специальную аппаратно-программную систему, которая выполняет задачи сканирования, систематизации и хранения документов. Внедрение инновационных технологий позволяет заметно сократить риск возникновения ошибок и обеспечивает максимально удобные условия для осуществления контроля движения активов.

Систематизация бухгалтерских документов

Электронный архив — это система, состоящая из особых элементов. В ней нет привычных бумажных носителей информации. Вместо них используются удобные электронные образы документов. Работать с базой намного проще, чем с традиционными архивами. Система полностью автоматизирована. Поэтому получить доступ к необходимым документам можно оперативно и без лишних манипуляций.

Чтобы создать электронный образ, производится сканирование документов. После этого данные систематизируются и заносятся в базу. Теперь бухгалтер может получить доступ к любому документу посредством программного интерфейса. Причем, при внесении электронного образа в базу фиксируются все необходимые атрибуты документа. С помощью архива можно обеспечить полноценную систематизацию системы оборота расчетной информации. В базе фиксируется не только электронный образ документа, но и пакет сопроводительных данных. Поэтому с помощью архива можно быстро воспроизвести все взаимосвязанные сведения.

Удобная функция поиска реализована благодаря систематизации данных по атрибутам документов. Чтобы отыскать необходимый электронный образ, достаточно указать любые известные сведения – вид хозяйственной деятельности, ИНН контрагента, дата регистрации в базе. Поэтому бухгалтер свободно ориентируется даже в значительных объемах информации. Причем, достоверность сведений обеспечена на все сто процентов.

Хранение бухгалтерских документов

Все компании прилагают максимум усилий, чтобы предотвратить утерю бухгалтерской документации. В случаях порчи либо кражи важных данных руководители предприятий вынуждены проводить трудоемкие мероприятия по восстановлению важной информации. Облегчить эти процессы можно, если своевременно обеспечить создание электронного архива. Такое решение позволит, при необходимости, оперативно восстановить утерянные данные.

Электронный архив — незаменимый инструмент для хранения документов. Его внедрение обеспечит не только свободный доступ ко всем важным сведениям. Но и создаст удобные условия для работы с документами, которые  можно не только просматривать, но и редактировать. Причем, первичные данные будут сохраняться. Значит, восстановить историю изменений можно в любой момент.

Еще одно преимущество использования архива — обеспечение высокого уровня безопасности информации. Функционал позволяет регламентировать права доступа к конкретным документам, скрывать некоторые сведения от общего просмотра, прослеживать историю редактирования. Кроме того, тут предусмотрена система оповещения, которая чутко реагирует на несанкционированное вмешательство в работу базы данных.

Электронный архив — прогрессивный инструмент бухгалтерского учета. Его использование позволяет структурировать любые объемы информации и минимизировать риск наличия погрешностей в расчетах. Внедрение электронного архива обеспечит качественную систематизацию и гарантированную сохранность всех бухгалтерских документов.