Хранение документов в электронном виде

Отечественное делопроизводство, оставаясь традиционным приверженцем бумажных носителей, в последнее время медленно, но неуклонно приближается к мировым стандартам - хранение документов в электронном виде понемногу становится обычной практикой. Естественно, такая форма обеспечивает удобство оборота и обмена информацией, необходимую быстроту и гибкость в принятии решений.

Современные требования к хранению

Бесспорно, такой подход является более удобным как с точки зрения быстрого доступа (что предполагает упрощенный поиск нужного документа), так и с точки зрения объема, хранилище документов, собранных воедино при помощи электронных носителей, более компактно и упорядоченно. Однако здесь имеют место принципиально новые вопросы, связанные с сохранностью информации, ограничения доступа к ней. Хранение электронных документов имеет свои особенности.

Необходимые составляющие

Избранная стратегия в данном вопросе предполагает наличие специального направления, отвечающего за:

• физическую сохранность электронных документов;
• создание условий, облегчающих быстрый поиск нужного документа;
• возможность доступа к информации в обозримой перспективе;
• воспроизведение документов в виде, удобном для восприятия (изучения).

Хранение электронных документов в архиве предполагает наличие носителей большой емкости, поскольку представляется нецелесообразным нарушение целостности документации, составляющей единый смысловой блок или относящейся к одной отрасли.

Практика показывает, что система, сложившаяся в ряде предприятий, характеризуется следующими чертами: документы, нужда в которых возникает систематически (т. е. востребованные постоянно), хранятся на жестких дисках компьютеров исполнителей, чей доступ к ним предполагается в связи с выполнением функциональных обязанностей. Документы же, необходимость в которых возникает периодически, хранятся на резервном сервере или на внешних носителях различной (необходимой) емкости.

При этом необходимо резервное дублирование документов, их надежная защита от несанкционированного копирования и т. п. Крайне важен выбор типа носителя как для основного, так и для резервного хранилища.

Требования к носителям

Хранение электронных документов - весьма ответственный и непростой процесс. Например, использование в качестве носителей оптических дисков предъявляет довольно жесткие требования к температурно-влажностному режиму. Правильный выбор указанных параметров позволяет обеспечить физическую сохранность носителей на протяжении полувекового срока. Естественно, лишь скрупулезное следование инструкциям может обеспечить такие результаты. Кроме того, положительный результат гарантируют полное исключение механических воздействий, а также крайне жесткие допуски в отношении показателей влажности и температуры.