Решения для бухгалтерии

Компания Редокс предлагает следующие решения для бухгалтерии:

• перевод бумажных документов в электронный вид
• создание информационной системы "Электронный архив финансовых документов"
• автоматизация ввода электронных копий документов в учётные системы
• создание резервной копии финансовых документов
• внеофисное хранение документов и уничтожение.

Перевод бумажных документов в электронный вид (сканирование документов)

Каждая бухгалтерия должна иметь свой бумажный архив финансовых документов (счета, накладные, платежки и т.д.). Часто приходится не только хранить, но и делать копии документов, например, во время сверки данных или проверок. При этом требуется именно копии бумажных документов с проставленными печатями и подписями.  И, чем больше становится документов, тем больше тратится времени и усилий на их поиск, копирование и возврат на место.

Сканирование документов и получение электронных копий документов позволяет упростить создание копии документов, пересылку документов по электронной почте. Дополнительно стоит отметить, что отсканированные документы занимают намного меньше места, чем бумажные.

Наша компания предлагает услуги сканирования как простых бухгалтерских документов, так сшитых документов, расшивка которых невозможна. Также мы осуществляем сканирование документов нестандартного размера (отличного от А4) — сканируем документы от А6 формата до формата А0+.

Узнайте больше о сканировании документов >>

Создание информационной системы "Электронный архив финансовых документов"

Для того чтобы получить максимальный эффект от сканирования документов, необходимо не просто сложить полученные электронные копии документов, но и ввести их в информационную систему, которая бы позволила быстро найти нужный документ и распечатать его или отправить по электронной почте. Такая информационная система называется "Электронный архив финансовых документов".

Электронный архив позволяет, не вставая со своего рабочего места найти, просмотреть и распечатать как отдельные документы, так и группы документов. Так как документы в электронном архиве описываются с помощью атрибутов (например, тип документа, номер документа, дата ), то можно производить поиск и группировку документов, бумажные оригиналы которых находятся в различных местах и поиск которых в бумажном архиве занял бы очень продолжительное время.

Узнайте больше об электронном архиве >>

Автоматизация ввода электронных копий документов в учётные системы

Сейчас во многих учётных бухгалтерских системах кроме документов в электронной форме можно хранить и отсканированные копии документов, на которых есть печати и подписи. Процесс прикрепления отсканированных документов, как правило, занимает значительное время и может привести к ошибочному размещению файлов.

Наша компания располагает наработками в области автоматизированного размещения отсканированных документов в информационных системах.

Пример:

• Документы формируются в учётной программе (например, в 1С:Бухгалтерия).
• Каждому документу присваивается свой индивидуальный номер, который проставляется на документе с помощью штрих-кода.
• Далее документ распечатывается и проходит все стадии подписания и возврата в бухгалтерию.
• Бумажный документ перед помещением в архив сканируется.
• Специальная программа распознает на отсканированном изображении значение штрих-кода и выполняет прикрепление к соответствующей электронной форме документа.

Создание резервной копии финансовых документов

Потеря бухгалтерских документов может привезти к существенным потерям и убыткам. Создание резервной копии существенно снижает данный риск. Основными достоинствами резервной электронной  копии документов являются:

• малый размер электронной копии (может поместиться на одном или нескольких DVD-дисках)
• фиксация исходного состояния документов (факт изменения бумажного документа можно выявить сравнением с  его электронной копией)
• возможность использования для поиска и копирования.

Внеофисное хранение документов и уничтожение

Бумажные архивы организаций часто занимают большие площади и при этом очень редко используются. В этом случае предлагаемые нами услуги внеофисного хранения позволяют сократить издержки на содержание бумажного архива. Также мы предоставляем услуги по уничтожению документов.