Создание электронных архивов

В настоящее время архивное хранение документов повсеместно переводят в электронную форму. Для этого требуется создать электронный архив – базу данных и программно-аппаратный комплекс для управления ею. Элементами архива являются отдельные файлы, которые создают при сканировании документов или изначально разрабатывают в электронном виде. Для хранения архива электронных документов используется специальное оборудование – сервер. Оборудование и программный продукт выбирают в зависимости от особенностей использования архивных документов.

Наиболее простой и дешёвый способ создания электронного архива – сканирование документов и сохранение их в электронном виде. Таким образом получают базу в виде массива файлов, в котором трудно выполнять поиск нужного документа. Способ используют, когда не предполагается часто обращаться к архиву.

Если каждый файл массива именуют в соответствии с определённой структурой, получают электронный архив документов в виде именованного массива. Пользоваться им намного удобнее, он позволяет быстро находить нужный документ, а также добавлять новые. В дополнение можно составить электронную опись массива – таблицу в программе Excel, строка которой соответствует одному его элементу с указанием определённых атрибутов для каждого. Такая система электронного архива позволяет проводить поиск документов по их атрибутам, пользуясь возможностями программы Excel.

Более сложные системы используют специальное программное обеспечение, при этом информация о каждом документе электронного архива сохраняется в специальной базе данных, подобной картотеке. В этом случае имеется возможность структурирования архива, группирования документов по определённым признакам. При такой организации электронного архива дополнительно могут настраиваться различные необходимые функции: автоматическое резервное копирование, ограничение доступа к отдельным документам и т. п. Можно организовать доступ к архиву через Интернет и настроить автоматическое его пополнение новыми документами, разрабатываемыми в электронном виде.

Используемые системы электронных архивов имеют различное строение и функции в зависимости от специфики документации, которая в них хранится. Есть архивы проектной документации, бухгалтерской, отдела кадров и т. п. Архив может содержать документы разных видов: текстовые, растровые изображения, видео, аудиофайлы и т. п. После выбора системы электронного архива подбирают оборудование, устанавливают программное обеспечение и вносят оцифрованные документы в архив.