Программная система  E-Arch, созданная компанией Редокс, имеет все вышеописанные функции электронного архива и обладает следующими преимуществами:

• Web - ориентированное клиентское место с удобным интерфейсом

• Система связывания документов

• Расширенные возможности по поиску документов и их группировке

• Возможность предоставления доступа к электронному архиву через сеть Internet

• Настраиваемая система генерации отчётов

• Автоматизация процесса ввода документов в систему

• Возможность ведения как централизованного так и распределенного архива многофилиального предприятия

• Система резервного копирования

• Отечественная разработка

   Функционал системы также может быть расширен под требования заказчика.

  Система Е-Arch состоит из серверной части и клиентских мест. Серверная часть состоит из сервера БД  MS SQL Server (или MySQL), специализированного сервера приложений, который может быть установлен на операционные системы MS Windows и Linux. Клиентские места реализованы на Java, и работают в среде Web браузера.

Интерфейс системы электронного архива

Основной интерфейс системы	Редактор типов документов
Пользовательские справочники	Отображение связей документа
Поиск документов	Предпросмотр документов
Формирование отчёта	Печать документов

   Таким образом для доступа к электронному архиву требуется, чтобы компьютер был подключен к компьютерной сети и располагал  Web браузером.

    Программная система Е-Arch универсальна и позволяет создавать информационные системы различного назначения:

• электронный архив финансовой и бухгалтерской документации

• электронный архив проектно-сметной документации (чертежи, планы, сметы, отчёты и т.д.)

• электронный архив распорядительной документации (приказы, постановления, письма и т.д.)

• электронный архив договоров

• электронный архив нормативно- технических документов

• электронная библиотека

• электронный каталог

• электронная картотека

• и др.

   С использованием системы можно также предоставлять коммерческий доступ к информации через сеть  Internet .

   Система поставляется в двух вариантах  Standard и Enterprise.

   E-Arch Standard предназначен для создания небольших электронных архивов. В этой версии существует ограничение на количество клиентских мест (максимум до 10 мест) и число документов зарегистрированных в системе (до 10 000 документов).

   Минимальная стоимость E-Arch Standard (5 клиентских мест):  45 000 руб.

   E-Arch Enterprise предназначен для создания средних и больших электронных архивов. В этой версии нет ограничений. E-Arch Enterprise позволяет создавать электронные архивы любого масштаба от архива небольшого предприятия до корпоративного распределенного архива или архива министерства. 

   Минимальная стоимость E-Arch Enterprise (5 клиентских мест):  90 000 руб.

   Текущая версия E-Arch: 3.2 

Функции системы электронного архива E-Arch

Управление документами

• Ведение типов документов и их атрибутов
• Ведение пользовательских многоуровневых справочников
• Ведение единого классификатора документов электронного архива
• Создание карточки документа
• Ввод и редактирование атрибутов документов
• Прикрепление файлов электронных образов документов к карточке документа
• Создание ссылки с одной карточки на другие
• Просмотр документов ссылающихся на выбранную карточку
• Просмотр всех документов ссылающихся на выбранный документ
• Переход на карточку ссылающегося документа
• Групповая выгрузка карточек документов и прикрепленных файлов
• Групповая загрузка файлов в электронный архив
• Групповая печать документов

• Поиск документов по единому классификатору документов
• Поиск документов по типу
• Поиск, как по отдельным атрибутам, так и набору атрибутов документов
• Поиск по ссылкам
• Поиск по содержимому карточки документа
• Сортировка результатов поиска
• Отображение информации о документах
• Предпросмотр электронной копии документа
• Сохранение на клиентском компьютере электронной копии документа

• Ввод новых и редактирование имеющихся учетных записей пользователей системы и групп пользователей
• Определение прав пользователей
• Выполнения резервного копирования баз данных электронного архива
• Восстановление баз данных из резервных копий

• Формирование пользовательских отчётов c использованием шаблонов
• Сохранение пользовательских отчётов как шаблона для последующего использования
• Просмотр и выгрузка отчёта в Excel

• Выгрузка структуры хранения и описания документов
• Загрузка структуры хранения и описания документов c проверкой на соответствие структуре архива

Дополнительные модули

  Модуль автоматического ввода документов с использованием системы штрихкодирования

  Данный модуль позволяет автоматически создавать в электронном архиве карточку документа с прикрепленным образом документа на основе распознавания специального штрихкода, формируемого на этапе генерации электронной версии документа.

  Пример использования: Предположим в организации формируются документы в учетной системе (например в системе 1С). В данной системе добавляется модуль, который на каждом документе формирует штрихкод, в котором указаны основные атрибуты документа. После того как документ будет распечатан, пройдёт все необходимые стадии подписания, он поступает на участок сканирования, где он сканируется в специальную папку. Как только электронная копия документа попадает в эту папку, программ распознает штрихкод и создает в электронном архиве карточку документа с атрибутами и прикрепляет к ней соответствующий файл электронной копии документа.
  Также существует вариант когда все атрибуты нельзя уместить в один штрихкод. Тогда параллельно с формированием электронного документа - его атрибуты передаются в электронный архив, где создается карточка документа без  прикрепленного файла. На документ же наноситься простой штрихкод с уникальным номером документа в системе. Документ проходит путь аналогичный предыдущему варианту, только после распознавания штрихкода файл прикрепляется к уже имеющейся карточке документа.

Услуги по внедрению системы электронного архива

Дополнительно мы рекомендуем воспользоваться следующими нашими услугами:

• установка система

• настройка структуры системы и конфигурирование

• обучение  персонала

• доработка системы под специфику заказчика

• импорт/экспорт данных из других систем и БД

• интеграция с внешними системам

• первоначальное наполнение электронного архива

• разработка инструкций на весь технологический цикл ввода документов в архив

• техническая поддержка

  Комплексное внедрение системы существенно ускоряет процесс ввода системы в эксплуатации и позволяет избежать грубых ошибок при создании структуры хранения документов.

   В данный момент электронный архив документов E-Arch установлен и успешно эксплуатируется на ряде предприятий:

  - Дойче Лизинг Восток

  - Госфильмофонд РФ

  - Первый национальный пенсионный фонд

  - Московский городской психолого-педагогический университет

  - Администрация Липецкой области

  и др.