Организация архивного хранения документов — оптимальный вариант

Каждому владельцу собственного предприятия со временем придется столкнуться с проблемой архивного хранения документов. Организация собственного архива — задача не из легких, и сразу нужно решить очень важный вопрос: как организовать оперативный доступ к любой документации, сохраняя при этом площадь помещения и экономя время сотрудников? Ответ прост — воспользоваться услугой перевода архива в электронный вид.

Огромное количество различной документации скапливается на каждом предприятии. А большие объемы разноплановых документов делают затруднительным доступ к информации, размещенной на бумаге. Поэтому такая задача, как создание электронного архива документов, становится очевидной для предприятия, а ее профессиональное воплощение без сомнений обеспечит бесперебойную его работу.

Конечно, перевод в электронный вид можно выполнить и самостоятельно, силами компании. Но, как показывает практика, это под силу лишь крупнейшим холдингам, имеющим в штате квалифицированных архивистов и специалистов IT- технологий. Плюс к этому, владельцы должны найти средства для обучения сотрудников, приобретения специального программного обеспечения и серверов с безопасными каналами передачи данных. Однако давно доказан тот факт, что самостоятельное сканирование деловых бумаг с последующей их классификацией и систематизацией занимает в 2 раза больше времени, нежели та же работа, проделанная профессионалами. Причем для этих целей все равно придется нанять новых сотрудников и создать специальное подразделение для этих работ. А если этого не сделать, то отсутствие электронного архива может негативно отразиться на деятельности целого предприятия, ведь объем документов, собравшихся за время существования компании, часто переваливает за сотни тысяч экземпляров.

А вот предприятия, выбравшие вариант найма сторонней компании, уже не сталкиваются с такими вопросами, как создание электронных архивов: профессионалы все сделают сами, преимущественно организовав свою работу с помощью собственных сил и ресурсов. Следует отметить, что такая сделка будет несомненно выгодна как с позиции снижения затрат, так и по скорости и качеству предоставленной услуги. Архивные компании и организации, занимающиеся созданием электронных архивов, укомплектованы штатом опытных и знающих делопроизводителей и юристов, имеют необходимое оборудование и программное обеспечение, неуклонно соблюдают законодательство.

Также хочется отметить неоспоримые преимущества, получаемые компанией, при переводе необходимой информации с привычных бумажных носителей в электронный архив документов.

Во-первых, оперативный доступ: воспользоваться важными документами, которые заведомо размещаются на сайте предприятия, может любой сотрудник, даже находящийся за пределами своего населенного пункта.

Во-вторых, создание электронных архивов помогает избежать всевозможных злоупотреблений. Ведь всем, наверняка, знакома ситуация внезапного исчезновения важных документов. Если предварительно был осуществлен перевод документа из бумажного вида в вид электронный, при его восстановлении не возникнет проблем. Кроме того, даже имея доступ к самому электронному архиву, незаметно изменить какие-либо документы не получится.

Из всего вышесказанного делаем вывод: создание электронного архива — современный подход к систематизации важных документов предприятия, с четким отображением его прошедшей и текущей деятельности. Здесь каждая бумажка сканируется, нумеруется, классифицируется и занимает свою выделенную “полочку”, а доступ к архиву посредством компьютера открыт любому компетентному сотруднику.

Итак, если вам необходимо “все расставить по местам” и оптимизировать работу предприятия — не тратьте зря свои нервы, время и деньги. Выбирайте компанию профессионалов, тем более, что стоимость данной услуги вполне доступна.