Сканирование документов и создание электронного архива для Дойче Лизинг Восток

Задача

На момент старта проекта в компании Дойче Лизинг Восток остро стояла проблема поиска нужных документов. Документооборот между компанией и её клиентами и партнерами ведётся очень активный, договора, как правило, заключаются на долгий период и со временем дополняются большим количеством новых документов. При этом логически связанные документы могут находиться в разных папках и даже разных отделах.

Всё это привело к тому, что было очень трудно найти документы в том или ином разрезе (по номеру договору, контрагенту, по типу, по дате и т.д.).

Для решения это проблемы компания Дойче Лизинг Восток решила выбрать нашу компанию и воспользоваться услугами по сканированию документов и созданию электронного архива.

Решение

После проведения обследования архива документов нами было предложено провести следующий комплекс работ:

• установка системы электронного архива документов E-Arch
• конфигурация системы под специфику заказчика
• поточное сканирование и ввод документов в электронный архив
• обучение пользователей системы

Сканирование документов предлагалось выполнять с использованием наших мобильных бригад сканирования.

Результат

Силами наших специалистов был создан электронный архив документов всех отделов Заказчика, включая сканирование документов и ввод данных.

Также были выполнены работы по логическому связыванию документов внутри системы с использованием функционала жёстких и не жёстких связей.

Всё это позволило сотрудникам заказчика оперативно производить различные выборки электронных версий документов и при необходимости быстро находить оригиналы документов.

После эксплуатации системы в течение некоторого времени заказчик обратился к нам с просьбой о модернизации. Мы провели требуемую модернизацию системы, что позволило повысить эффективность работы с системой и логичность структуры хранения документов.

Применяемое оборудование и программное обеспечение

Сканирование производилось на профессиональных документных высокоскоростных сканерах формата А2 Fujitsu fi-5530.

Программное обеспечение: система электронного архива документов E-Arch.

Отзыв

Для создания электронного архива документов и переводу бумажных документов в электронный вид нами была выбрана компания «Редокс», как предлагающее решение, наиболее подходящее нам по критерию «цена / качество ».

После окончания работ наша компания убедилась, что сделала правильный выбор, электронный архив удовлетворяет поставленным целям и задачам, удобен в обслуживании.

Надо отдать должное оперативности, индивидуальному подходу и профессионализму, с которым эта компания подходит к каждому нашему неординарному запросу

Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество с компанией «Редокс».

Генеральный директор Й. Ревер