Создание электронного архива Госфильмофонда РФ и системы учета носителей

Государственный фонд кинофильмов РФ обеспечивает хранение коллекции фильмов и других киноматериалов. Его службы осуществляют собирательскую, творческо-производственную, культурно-просветительскую, искусствоведческую, фильмографическую, методическую и информационную деятельность.

Госфильмофонд владеет крупнейшей и одной из лучших кинематографических коллекций в мире. 

Задача

На начало 2009 года в Госфильмофонде РФ учёт материалов фонда и их движения, как правило вёлся в бумажном виде с минимальным применение автоматизированных систем.

Большинство материалов Госфильмофонда расположено в различных хранилищах, помещениях и не имели единой структуры описания, единой поисковой системы.

Одна и та же информация о фильмах и носителях велась в каждом отделе самостоятельно. Соответственно эта информация часто дублировалась, теряет свою актуальность.

Информация о рабочих процессах (приём, выдача, проверки) также велась в основном  в бумажном виде.

Часть информация по фильмам была представлена в виде отдельных баз данных и программ, выполненных на устаревшей технологической базе. Их невозможно было модернизировать и нельзя было  использовать в многопользовательских режимах доступа.

Всё это приводит к тому, что поиск и использование материалов было затруднено.  Получить быстро информацию обо всей информации хранящейся в фонде по конкретному фильму было практически невозможно.

Бумажные документы, представляющие большую ценность также хранились исключительно в бумажном виде.

Решение

Нами были выполнены работы по созданию электронного архив документов и новой единой информационной системы учета фильмовых материалов.

В результате нам удалось:

• Собрать всю информацию в единой системе
• Увязать разнородную информацию об одном и том же фильме, хранящуюся в различных хранилищах фонда
• Существенно снизить время доступа к нужной информации
• Предоставить доступ к электронным копиям документов, материалов и собранному уникальному научно – справочному материалу  более широкому кругу пользователей
• Автоматизировать формирования отчётов и документов
• Ускорить процесс формирования заказов пользователей
• Ускорить инвентаризацию материалов фонда
• Создать платформу для последующего создания информационно-справочного портала Госфильмофонда РФ и предварительного заказа материалов с использованием, как внутренней сети, так и сети Интернет.

Результат

Результатом проекта стало:  

• повышение эффективности работы с материалами фонда,
• существенное сокращение времени поиска нужной информации, формирования необходимых отчётных документов,
• сохранение накопленных в Госфильмофонде РФ материалов и открытие их для более широкого круга пользователей.

Применяемые технологии

Для создания электронного архива документов Госфильмофонде РФ нами была использована наша собственная программная разработка "Электронный архив E-Arch".

В силу своей универсальности данное программное обеспечение идеально подошло для реализации весьма сложной и разнородной системы и идеально вписалось в общую структуру информационных систем Госфильмофонда РФ.

Программное обеспечение системы учета было разработано полностью "с нуля" и представляет модульную связанную систему с единой системой администрирования.