Обработка архивных документов и создание электронного архива документов ГУП «Моссвет»

Задача

В ГУП «Моссвет» была поставлена задача создания единого централизованного архива документов.  Основную массу архивных документов ГУП «Моссвет» составляет проектная и исполнительная документация по объектам освещения города. На момент старта проекта все документы были размещены по территориально распределенным подразделениям.

К моменту привлечения нас к проекту, работы по созданию централизованного архива уже начались.  Под архив были выделены помещения, где была организованы стеллажная система хранения. Вся документы из подразделений были перевезены в здание создаваемого архива и временно размещена в отдельных помещения.  

Стояла задача структурировано разместить документы на стеллажной системе.  Проблема состояла в том, что это было невозможно осуществить, так как документы предварительно не были описаны и промаркированы.  Соответственно, в процессе транспортировки и временного складирования документы перемешались. 

Заказчик поставил перед нами задачи по наведению порядка с документами, их размещению в помещениях архива и созданию единой системы электронного архива документов.

Решение

Задача нами  была разбита на следующие подзадачи:

• Проведение разбора документации
• Создание описи документов
• Формирование предложения по структуре размещения документов в архиве
• Создание информационной системы электронного архива документов и системы учёта и движения документации
• Сканирование  части проектных и исполнительных документов, активно используемых  в работе ГУП
• Ввод информации в систему электронного архива
• Размещение документов в архиве,  с  размещением их  в стандартизированные архивные короба и папки
• Проведение работ по маркировке архивных дел, архивных папок и коробов и загрузка этих данных в систему электронного архива документов
• Обучение персонала

Для решения этих задач мы применили особый подход к группировке и каталогизации архивных документов.

Нашими специалистами была проведена процедура маркировки дел наклейками с  уникальными штрих-кодами. После этого мы сформировали опись документов, путём ввода данных со сканов документов.  Так как задачи оцифровки всего объёма документации не стояло, то наши специалисты отсканировали только первые страницы дел с необходимой для идентификации дел информацией.  Также  были отсканированы документы, которые чаще всего используются в работе.

Также были промаркированы временные короба. Был произведён ввод атрибутивной информации с отсканированных страниц  дел. Вся информация была собрана, объединена и выгружена в едином формате для анализа.

По результатам анализа и группировки была предложена структура группировки дел и  размещения их на стеллажной системе. После согласования структуры, нашими специалистами была проведена пересортировка и размещение документов в помещениях архива.  После размещения дел на стеллажах,  с помощью дистанционных сканеров штрих-кодов, были зафиксированы  данные о месторасположении дел и коробов в привязке к помещениям архива, стеллажам и полкам.

Также была развернута информационная система электронного архива документов E-Arch.

В систему были загружены следующие данные:

• Атрибутивная информацию по каждому делу
• Файлы сканов первых страниц дел
• Информация о размещении дела в архиве

Результат

Результатом проведения работ стала полноценная система электронного архива документов и учёта хранения бумажных документов ГУП «Моссвет». Всего было обработано более 90 000 архивных дел.

Созданная система позволяет:

• Любому пользователю информационной системы быстро находить нужное дело по любому набору атрибутов поиска
• Быстро находить расположение дела в стеллажной системе архива
• Вести учёт выданных из архива дел
• Проводить инвентаризацию дел архива
• Интегрироваться с внутренней централизованной базой данных системой  ГУП «Моссвет»
• Дополнять архив полностью оцифрованными версиями дел

Для нас это был очень интересный проект создания электронного архива документов практически «с нуля», позволивший нам приобрести полезный опыт и усовершенствовать наше программное обеспечение.